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ISOにおける文書管理

2008-09-02

ISOにおける文書管理に関してご質問を頂いております。(一部略)


【質問】
「質問内容ですが…文書管理に関してです。
小さな会社ですのでその全ての文書を各部署に配布しているのですがそれを全て原本保管元で管理するのが非常に難しい状態です。又、配布先も違うので管理が非常に困難な状態です。又、工場内掲示物に関してもまったく管理してません。又、改定履歴等の一覧や改定内容を一覧にした方が良いのでしょうか?」


【回答】
小さな会社で、各部署に全ての文書を配布するのは、誰でも必要な時に文書が確認できるので、大変良いですね。とも言いたいですが、もしかしたら、必要のない文書を配布している可能性もあります。御社がどのような文書を作成し、また配布しているのか不明ですから、「全部署に全文書を配布する」ことが妥当かどうかは判断できません。
⇒もう一度、文書の配布先を検討するのが良いかも知れません。


また、「それらの文書を何故、原本保管元で管理する」必要があるんでしょうか?
配布した文書は、配布された部署で(次の更新文書が発行されるまで)管理してもらってください。


工場掲示物に関して、管理していないというのは危険です。承認、配布管理をすることが望ましいと思います。


■ISOでの文書管理
文書管理は何のために必要なのでしょうか?
文書=それを(基準として)見て仕事をするために必要なもの」と考えてみてください。そのために何をすればいいのか考えれば特に難しいことはありませんよ!



  1. 仕事に必要な文書だけを作成していますか?(ISOだからと言って審査のためだけの文書はありませんか?)

  2. 必要箇所以外に文書を配布していませんか?

  3. 配布する⇒最新版の管理の必要なもの。現場掲示物などは、オペレーションに必要な基準などが記載されているものが多いので、責任者による承認、配布管理(文書の更新)が必要です。

  4. 改訂履歴が必要であれば作ってください。(無くても、最新版はどれかがはっきりすれば問題ないと思いますが…)

「自分たちの工場を運営するための文書、間違いなく仕事をするための文書作りはどうやったら上手くいくのか?」そのことを念頭において文書管理のルールを作ると良いです。(市販のISO関係書籍はかなり困難なことばかり書いていますからね。)




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