2度手間

2006-02-01

本日は京都市内のお客様を訪問しました。毎週1回は社長と、幹部による会社の方向性を確認する”ミーティング”を開催しているということですから、それをISOでいう、「マネージメントレビュー」として捕らえてはどうかと提案していました。マネジメントレビューは1回/年だったりする会社も多いですが、そのような遅いタイミングの見直しで今の世の中ついていけるはずもありません。そんなタイミングのレビューこそ、まさにISOのための仕事です。
会社の実情に合わせてシステムを構築することが重要です。


今までは、ミーティングは個人個人のメモ帳に記録をとる程度でしたが、今後は、議事録として残し、先週、又はその前に社長が何を指示したのか、それは確実に実施できたのかを確認する上でも重要な書類となるということを提案していました。


本日訪問したら、そのようなミーティングは2回実施したけど、「議事録は書いていない」とのこと。理由は、書記の掛が自分の手帳に下書きを書いて、専用の書式に清書していないとのことでした。


手帳から、議事録に清書するなんて、2度手間は決してしないで下さい!


確かに、ISOでは、「記録は読みやすく…」なんていう要求もありますが、普通に記録すればそれで十分ですから。


議事録も、眠かったら、マンガ書いたり落書きなんかあっても構いません。その場で書いてください。


そうしないから、ISOは手間が掛かるとか勘違いされる原因になるんです。


良くありがちな例に、内部監査チェックリストなんかがパソコンで打たれている場合もあります。本当にチェックした後に清書したんだったら、無駄な作業だし、監査しても無いのに、書類だけ取り繕っても時間の無駄です。


その場で手書きで書いたものこそ、本当の記録です!ISOだからと言って何事も難しく考えないで下さい。


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