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そのまま書いてください

2006-11-30

今日、明日は渋谷区内にある専門学校のISO9001定期審査をしています。


「マニュアル」にはやたらISO用語が目立ちます。マニュアルを見ながら、お客さんに色々と尋ねると、お客さんは「???」となってしまいました。自分の学校のマニュアルなのに、何が書いてあるか理解できないのです。


私が別の聞き方、普通の言葉でお伺いすると、「○△しています。記録は…」と話が繋がります。


このようなマニュアルが一般的に多いのは、理由が2つあります。



  1. コンサルタントが持ってきたマニュアルをそのままにしている。
  2. 審査員が「要求事項通りでないと分かりません、明確ではありません」と指摘した。

大抵、どちらかの理由によるものです。


この学校の場合は、1.のパターンだったようです。マニュアルには「×△記録」様式に記録する。という旨が書かれていますが、実際にそんな様式は使用していません。何故なら、学校には元々あったフォームが存在するからです。当然、学校の先生達は、以前から使用していた書き易い元々のフォームを使用してしまっているのです。恐らく、コンサルタントはこの学校のことを何も検討せずに自分の作成したマニュアルや様式を押し付けたと考えられます。
(だって、そうすればコンサルタントは自分で作成した資料の説明だけをすればいいので、誰だって、何社でもコンサルティングが安い金額で請け負えますからね。)


元来、ISO9001の要求事項を満たさずに仕事をしている組織はほとんどないはずです。何らかの形で(不足はあるにしろ)要求を満たしているはずなのです。
それをISOだからといって、全く新しいやり方に変更する必要はありません。


そんな風にならないようにするためには、自社で、ISO9001の要求事項を勉強しながらシステムを構築することが最適だと思います。


自社での構築に自信が無いようでしたら、コンサルタントに依頼をすれば良いのですが、契約前に、以下のことを確認すればいいコンサルタントかどうか1発で分かります!


「あなたのコンサルティングでは、マニュアルの雛形を使用して直ぐに、当社のシステムが構築できるようにコンサルをしてくれるのですか?」と。


・・・おそらく、90%以上のコンサルタントが、「はいそうです。当社のマニュアルや、様式の雛形を使用すれば間違いなく簡単にISOを取れます」と言いますから!


・・・「雛形なんか使用しません。御社の仕事のやり方を伺ってからシステムを構築します。」なんていう、コンサルタントを是非選択するようにしてください。(←そんな儲からない仕事を請け負うコンサルタントはほとんどいませんけど…)

だから、私は忙しいばっかりで儲からないんですけど…


そうすればきっと後で困るようなことにはなりませんから!


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