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文書配布台帳なんか要らない

2010-03-28

1d1992e7.jpg現在市販されている書籍では、「文書の配布のさいに「文書配布台帳」なるものを作成したほうがいい」ということが書かれているものが多い。


最近はISO9001、14001の認証取得を目指す企業は少人数化してきている。僅か数人から数十人規模の会社で果たしてそのような文書が必要だろうか?ISOの”文書管理”で規定しているからそのような管理をしているだけではないのか?


確かにISO9001、4.2.3には以下の様な内容が書いてある。


c)文書の変更の識別及び現在の改訂版の識別を確実にする。


d)該当する文書の適切な版が、必要なときに、必要なところで使用可能な状態にあることを確実にする。


そうです。良く見たら「配布台帳」を使用してくださいとは要求していないのである。それでは「配布台帳」なしにどのような管理をするのかというと、


【例】
・社長によって承認された「品質マニュアル」の新版が発行された際には総務部係長が、社長、管理責任者、製造部長、購買部長、総務部長・・・に新版(管理版)を配布する。総務部係長はその際に旧版を回収する。

この程度で十分です。実際もこの例と同じようにしているでしょ。もしかしたら受領印貰ったりしていますか?別に、責任者を定めてきちんと新版配布、旧版回収すればOKです。
まさか、審査直前に責任者全員分の印鑑を総務に集めて印鑑をまとめて押したりしていないでしょうね・・・
僕も審査の場ではこのような例はすぐに気がつくのですが、「昨日は大変でしたね」なんて口に出さないようにはしています・・・その代わり「何のためにしているのですか?」なんて遠まわしに聞いてみたりします。審査員で企業を訪問する際はコンサルティングできないので、相手に気づいてもらうようにすることがポイントです。コンサルティングの際は直接「必要ないですよ」と発言できるので、その点、コンサルティングのほうが楽ではある・・・

■”意味無い”と感じるような仕事をしている場合はもう一度、ISO規格を良く見てみましょう。(参考書では駄目です・・・)案外、簡単なことしか要求していませんよ!


*写真は我が家の愛犬バーニーズマウンテンドッグの「うりちゃん」です。堅い記事ばかりなんで、載せてみました…
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